کاربرد فرم فهرست اسناد فعال: این فرم برای ثبت و شناسایی اسنادی استفاده میشود که هنوز بهطور مستمر در فعالیتهای جاری سازمان مورد استفاده قرار میگیرند و باید در دسترس واحدهای مسئول باشند. پروندههای در جریان، قراردادهای جاری، دستورالعملهای معتبر، پرونده کارکنان شاغل، اسناد پروژههای فعال، پرونده مشتریان و تأمینکنندگان جاری از نمونه اسناد فعال هستند. در فرم، عنوان و کد سند، واحد مالک، تاریخ ایجاد، وضعیت جاری، میزان مراجعه، محل نگهداری، نسخه معتبر، سطح دسترسی، تاریخ بازنگری و زمان انتقال احتمالی به بایگانی نیمهفعال یا راکد ثبت میشود.
خدمات پایگاه فرم: «پایگاه فرم» نسخه Word و PDF فرم فهرست اسناد فعال را برای دبیرخانه، بایگانی جاری، مدیریت اسناد، واحدهای اداری، مالی، حقوقی، منابع انسانی و پروژهها تهیه کرده است. امکان افزودن نوع پرونده، مسئول استفاده، تعداد مراجعات، وضعیت امانت، محل استقرار، بارکد، سطح محرمانگی، تاریخ آخرین فعالیت، دوره بازبینی، معیار انتقال به بایگانی راکد و تأیید مسئول بایگانی وجود دارد. برای طراحی اختصاصی با شماره 09910272844 تماس بگیرید.
نظرات کاربران:
- «برای تفکیک پروندههای جاری از اسناد راکد بسیار مفید بود.»
- «بخش تاریخ آخرین فعالیت و زمان انتقال، مدیریت فضا را آسانتر کرد.»
- «فرم برای بایگانی جاری واحدهای مالی، حقوقی و منابع انسانی مناسب است.»