کاربرد فرم تأیید صحت متادیتای سند در DMS: فرم تأیید صحت متادیتای سند در DMS برای بررسی و تصویب اطلاعات توصیفی، مدیریتی و کنترلی ثبتشده برای هر سند در سامانه مدیریت اسناد استفاده میشود. متادیتای دقیق، جستوجو، بازیابی، کنترل دسترسی و تعیین دوره نگهداری اسناد را قابل اعتماد میکند.
در این فرم میتوان شناسه سند، عنوان، نوع سند، واحد مالک، تهیهکننده، تاریخ ایجاد، تاریخ ثبت، شماره نسخه، وضعیت سند، طبقهبندی، سطح محرمانگی، کلیدواژهها، دوره نگهداری و ارتباط با پرونده را کنترل کرد. مغایرتهای مشاهدهشده و اصلاحات انجامشده نیز قابل ثبت است.
این فایل برای مدیران اسناد، کاربران DMS، کارشناسان کنترل مدارک، مسئولان کیفیت و افرادی که به دنبال دانلود فرم تأیید صحت متادیتای سند در DMS در Word و PDF هستند کاربردی است. نسخه Word برای تنظیم فیلدهای سامانه و نسخه PDF برای امضا و نگهداری سابقه کنترل مناسب است.
- مناسب برای کنترل صحت و کامل بودن متادیتای اسناد
- امکان بررسی شناسه، نسخه، مالک، محرمانگی و دوره نگهداری
- قابل استفاده هنگام ثبت، مهاجرت یا اصلاح اطلاعات در DMS
- دارای نسخه Word قابل ویرایش و PDF مناسب چاپ
- کمک به افزایش دقت جستوجو و بازیابی اسناد
نکته مهم: مقادیر متادیتا باید بر اساس واژگان کنترلشده، ساختار طبقهبندی و قواعد نامگذاری مصوب ثبت شوند. اصلاح اطلاعات حساس نیز باید در سابقه تغییرات سامانه قابل ردیابی باشد.
خدمات پایگاه فرم: «پایگاه فرم» این فرم را برای کنترل کیفیت متادیتای اسناد آماده کرده است. برای افزودن فیلدهای اختصاصی DMS، کد طبقهبندی، بارکد، گردش تأیید یا نسخه سازمانی، با شماره 09910272844 تماس بگیرید.
نظرات کاربران:
- «برای کنترل اطلاعات اسناد قبل از انتشار در DMS مناسب بود.»
- «فیلدهای اختصاصی سامانه را به نسخه Word اضافه کردیم.»
- «خطاهای مربوط به نسخه و سطح محرمانگی کمتر شد.»