دانلود فرم کنترل اولیه سند قبل از بایگانی در Word و PDF
کاربرد فرم
فرم کنترل اولیه سند قبل از بایگانی برای بررسی مقدماتی اسناد و پروندهها پیش از پذیرش نهایی در بایگانی استفاده میشود. این کنترل کمک میکند مدارک ناقص، بدون امضا، فاقد شماره، نامرتب، آسیبدیده یا دارای مغایرت قبل از ورود به چرخه بایگانی شناسایی شوند.
در این فرم میتوان عنوان سند، شماره سند، تاریخ، واحد ارسالکننده، نوع مدرک، تعداد صفحات، وجود پیوستها، کامل بودن امضاها، وضوح متن، وضعیت فیزیکی، طبقهبندی محرمانگی، کد پرونده، نیاز به اسکن و نتیجه کنترل اولیه را ثبت کرد. همچنین بخشی برای اعلام پذیرش، پذیرش مشروط یا برگشت سند به واحد ارسالکننده قابل استفاده است.
این فرم برای دبیرخانه، بایگانی، آرشیو، کنترل مستندات، امور اداری، مالی، حقوقی و منابع انسانی مناسب است و باعث میشود فقط اسناد کامل و قابل استناد وارد مخزن بایگانی شوند.
ویژگیها و قابلیت سفارشیسازی
نسخه Word برای افزودن چکلیست کنترل، معیارهای پذیرش، کدگذاری داخلی، محل نگهداری و امضای مسئول کنترل قابل ویرایش است. نسخه PDF برای چاپ، تکمیل دستی، پیوست پرونده و نگهداری در سوابق پذیرش سند مناسب است.
- مناسب برای بررسی اولیه اسناد پیش از بایگانی
- کمک به شناسایی نقص، مغایرت و آسیب فیزیکی سند
- دارای بخش نتیجه کنترل و وضعیت پذیرش سند
- کاربردی در دبیرخانه، بایگانی و کنترل مستندات
- ارائهشده در نسخه Word و PDF
- امکان سفارشیسازی توسط پایگاه فرم با شماره 09910272844
نظرات کاربران
«برای جلوگیری از ورود پروندههای ناقص به بایگانی خیلی مفید بود.»
«چکلیست کنترل اولیه را مطابق فرآیند داخلی خودمان ویرایش کردیم.»
«فرم باعث شد پذیرش اسناد در بایگانی منظمتر انجام شود.»