کاربرد فرم تعیین مسئول نگهداری سند: این فرم برای معرفی رسمی فرد یا واحد مسئول حفاظت و نگهداری یک سند، پرونده یا مجموعهای از اسناد در طول دوره اعتبار و بایگانی استفاده میشود. مسئول نگهداری باید از اسناد در برابر مفقودی، آسیب، دسترسی غیرمجاز، تغییر ناخواسته، رطوبت، آتشسوزی و حذف اطلاعات محافظت کند. در فرم، عنوان و گروه اسناد، نام مسئول، واحد سازمانی، محل نگهداری، تاریخ شروع مسئولیت، سطح دسترسی، وظایف، شرایط حفاظت، دوره نگهداری، نحوه گزارش آسیب یا فقدان و مقام تأییدکننده ثبت میشود.
خدمات پایگاه فرم: «پایگاه فرم» فایل Word و PDF فرم تعیین مسئول نگهداری سند را برای دبیرخانه، بایگانی، واحد مدیریت اسناد، منابع انسانی، مالی، حقوقی و واحدهای فنی تهیه کرده است. امکان افزودن شرح وظایف، حدود اختیار، مسئول جانشین، فهرست اسناد تحویلی، شرایط محیطی نگهداری، کنترل دسترسی، برنامه پشتیبانگیری، تعهد محرمانگی و امضای تحویلگیرنده وجود دارد. برای طراحی اختصاصی با شماره 09910272844 تماس بگیرید.
نظرات کاربران:
- «برای مشخصکردن متولی اسناد و جلوگیری از بلاتکلیفی بسیار مفید بود.»
- «شرح وظایف و مسئول جانشین، پاسخگویی واحدها را بهتر کرد.»
- «فرم برای اسناد فیزیکی و فایلهای دیجیتال قابل استفاده است.»