کاربرد فرم درخواست انتقال فایلها به آرشیو دیجیتال: فرم درخواست انتقال فایلها به آرشیو دیجیتال برای ثبت رسمی تقاضای جابهجایی اسناد و فایلهای الکترونیکی از واحد ایجادکننده، پوشه کاری یا سامانه عملیاتی به مخزن آرشیوی استفاده میشود. این فرم کنترل تحویل، طبقهبندی و پذیرش فایلها را تسهیل میکند.
در این فرم میتوان واحد درخواستکننده، عنوان مجموعه اسناد، بازه زمانی، تعداد و حجم فایلها، قالب فایل، سطح محرمانگی، طبقهبندی موضوعی، دوره نگهداری، مالک اسناد، متادیتای لازم، مسیر مبدأ، نحوه انتقال و تاریخ مورد انتظار را درج کرد. نتیجه بررسی و تأیید مسئول آرشیو نیز قابل ثبت است.
این فایل برای واحدهای سازمانی، دبیرخانه، مدیریت اسناد، کارشناسان DMS، فناوری اطلاعات و افرادی که به دنبال دانلود فرم درخواست انتقال فایلها به آرشیو دیجیتال در Word و PDF هستند مناسب است. نسخه Word برای ثبت مشخصات مجموعه و نسخه PDF برای امضا، تأیید و بایگانی درخواست کاربرد دارد.
- مناسب برای تحویل رسمی فایلها به آرشیو الکترونیکی
- امکان ثبت تعداد، حجم، قالب، طبقهبندی و دوره نگهداری
- قابل استفاده برای انتقال گروهی پروندهها و اسناد دیجیتال
- دارای نسخه Word قابل ویرایش و PDF مناسب چاپ
- کمک به کنترل مالکیت، محرمانگی و متادیتای اسناد
نکته مهم: پیش از انتقال، فایلهای تکراری، ناقص، آلوده یا فاقد متادیتای ضروری شناسایی شوند. تحویل نهایی نیز باید پس از کنترل تعداد فایلها و ثبت رسید پذیرش انجام گیرد.
خدمات پایگاه فرم: سایت «پایگاه فرم» این درخواست را برای انتقال کنترلشده اسناد به آرشیو دیجیتال آماده کرده است. برای افزودن فهرست فایلها، رسید تحویل، گردش تأیید یا اتصال به روش اجرایی بایگانی، با شماره 09910272844 تماس بگیرید.
نظرات کاربران:
- «انتقال پروندههای واحد مالی به آرشیو با این فرم مستند شد.»
- «فهرست فایلها را به نسخه Word اضافه کردیم.»
- «برای تعیین سطح محرمانگی و دوره نگهداری کاربردی بود.»