مفقودی هر سند باید بلافاصله و بهصورت رسمی به مسئول بایگانی، مدیر واحد یا مرجع امنیتی گزارش شود تا جستوجو و اقدامات حفاظتی آغاز گردد. فرم اعلام مفقودی سند برای ثبت عنوان و شناسه سند، نوع و سطح محرمانگی، آخرین محل مشاهده، آخرین تحویلگیرنده، زمان کشف مفقودی، شرح واقعه و اقدامات اولیه طراحی شده است. این فرم نقطه آغاز پیگیری، بررسی مسئولیت و جلوگیری از سوءاستفاده احتمالی است.
پایگاه فرم این فایل را در قالب Word و PDF آماده کرده است. برای افزودن شماره رهگیری، فهرست افراد مطلع، مسیر گردش سند، اعلام به حراست، پیوست شواهد یا گردش ارجاع به کمیته رسیدگی، با شماره 09910272844 تماس بگیرید.
نظرات کاربران:
- "برای اعلام سریع مفقودی سند و شروع پیگیری بسیار مفید بود." - پیمان نادری، مسئول بایگانی
- "آخرین محل و شخص تحویلگیرنده را دقیق ثبت میکند." - سارا کاظمی، کارشناس اداری
- "نسخه Word را با فرآیند گزارش رخداد سازمان هماهنگ کردیم." - مسعود علوی، مدیر حراست